Mødet havde følgende dagsorden:

1. Velkomst og valg af dirigent

Forskerskoleleder Alex Klinge bød velkommen.
Lisbeth Falster Jakobsen blev valgt som dirigent.

Herefter gav Alex Klinge ordet til afgående forskerskoleleder Frans Gregersen, der skulle aflægge beretning for forskerskolens første tre år, eftersom skolens første bevillingsperiode sluttede pr. den 31/12-04.
Alex Klinge fremhævede Frans Gregersens store indsats for at oprette skolen og gøre den til det, den er i dag; en velfungerende forskerskole med et rigt udbud af kurser og en løbende tilgang på ca. 10 stipendiater årligt. Repræsentantskabet viste sin fulde enighed med Alex Klinges roser med et bifald.

2. Forskerskolens første tre år – herunder regnskabsaflæggelse for 2004

Frans Gregersen gjorde først status over det forløbne år.

Forskerskolen har kort efter jul afleveret et spørgeskema vedr. en kortlægning af de danske forskerskoler foretaget af FUU. Det var iøjnefaldende så få stipendiater, skolen har produceret i sin tid, nemlig 12 på tre år. Stort set alle stipendiater er forsinkede pga. nedsat tid, barsel, sygdom eller andre former for orlov. Det skal nu undersøges nærmere, hvorfor stipendiaterne bliver forsinkede. Der er indtil videre kun 3 stipendiater, som skolen ved med sikkerhed, er sprunget fra. Der er også positive afvigere idet én stipendiat afleverer sin afhandling som disputats.

2004 har været et godt år for Forskerskole Øst. Skolen indhentede det dyk i tilmeldinger, der skete i 2003. Skolen fik 3 SHF-stipendier ud af de 6 prioriterede. I år fik skolen 2. 5 ud af de 6, der blev indstillet i 2003 fik et stipendium og det samme var tilfældet i 2004. Man kan derfor konkludere, at skolen har været god til at udvælge de bedste kandidater. Er man først kommet gennem nåleøjet og dermed én af de 6 prioriterede, er succesraten stor.

Vedrørende kursusaktiviteterne i 2004 er de mange nye tilmeldinger en forudsætning for at fylde holdene op og dermed lave de økonomisk set mest rentable kurser. Deltagerantallet har nærmet sig loftet på alle kurser, og der har endda været over de 16, der normal er max. på nogle af kurserne. Det har dog vist sig at være for mange, og max. deltagerantallet vil derfor blive håndhævet fremover. Langt de fleste deltagere kommer fra forskerskolen selv. Derudover er der nogle deltagere fra de øvrige regionale forskerskoler samt nogle udefra.

Forskerskolen er meget interesseret i at samarbejde med de øvrige regionale forskerskoler om afholdelse af kurser, men da Forskerskole Øst i høj grad er selvforsynende, er det ikke nogen forudsætning for at afholde kurserne.

Forskerskole Øst afholdt i 2004 også en række masterclasses.

De var stort set alle en stor succes, dog var der en masterclass med Francisco José Ruiz de Mendoza, hvor der kun var to tilmeldt til den individuelle vejledning, heraf 1 præstipendiat. Masterclassen blev udbudt som et samarbejde med bl.a. FFF og forskerskolen må tage til efterretning, at det som regel er bedre at invitere gæster, som ph.d.erne selv foreslår, som det normalt er proceduren.

Forskerskolen har haft et godt samarbejde med FFF, der dog desværre ophører. Det bliver fremover sådan, at der bliver et arrangement i forbindelse med æresdoktorgrader, og at det bliver op til hvert institut at pege på en oplægsholder.

Forskerskole Øst afholdt i 2004 et vejlederseminar. Det har vist sig at være et nyttigt erfaringsudvekslingsforum, på trods af at fremmødet til arrangementet har været ret lavt. Der vil i fremtiden blive lavet et referat af disse møder, så de øvrige vejledere bliver informeret om, hvad der blev diskuteret på mødet.

Torsdagsseminarerne fortsætter som hidtil. De er rygraden i forskerskolen. Efter et dyk i antallet af deltagere går det nu godt – der har fra starten i 2004 været mange deltagere og mange gode oplæg. Oplægsholderne får et stort udbytte af de kommentarer de får fra tilhørerne.

Frans Gregersen gik herefter over til regnskabsaflæggelsen. Da regnskabet for 2004 endnu ikke var helt afsluttet var der tale om et foreløbigt regnskab. Det endelige regnskab vil blive sendt ud til repræsentantskabet så snart det er afsluttet.

Repræsentantskabet godkendte det foreløbige regnskab.

Som nævnt ovenfor har forskerskolen deltaget i en kortlægning af forskerskoler i Danmark. Der blev udarbejdet en skrivelse samt udfyldt et spørgeskema. Der blev bl.a. spurgt om der var nogle af skolerne, der med fordel kunne lægges sammen. Det regionale er af afgørende betydning for Forskerskole Øst. Vi samler institutionerne regionalt, og det ville derfor ikke være en fordel at oprette en national skole. Der er også en række praktiske fordele forbundet med at være en regional skole. Vi behøver f.eks. ikke afholde dyre internat-kurser. Der er efter skolens mening også tilslutning til dette synspunkt i det sprogvidenskabelige miljø.

Forskerskole Øst er blevet evalueret med henblik på kvalitetssikring af dens aktiviteter. Skolen har foretaget en selv-evaluering hvor alt materiale om skolen er samlet i mapper. Desuden har skolen sørget for, at der blev foretaget en ekstern, uafhængig evaluering af skolen. Den blev foretaget af Jan Anward, Cathrine Fabricius-Hansen og Mirja Saari. Skolen havde en dag med evalueringspanelet, hvor det havde møder med bestyrelse, kursusudvalg og stipendiater. Evalueringspanelet har afleveret en rapport, hvor den bl.a. nævner nogle områder, hvorpå skolen er mindre stærk. Det drejer sig bl.a. om den nordiske og internationale dimension.

Desuden påpeges det, at instruktionsbeføjelsen bør ligge hos forskerskolen. Men det er Forskerskole Øst ikke interesseret i. Den eksterne evaluering er en forudsætning for at kunne søge Forskeruddannelsesudvalget om en ny bevilling til videreførelse af skolen.

Peter Harder påpegede, at instruktionsbeføjelsen i forvejen ligger stendød på institutionerne, og at der måske på sigt er ting som forskerskolen kunne overtage.

Frans Gregersen foreslog, at forskerskolelederen evt. kunne forhandle med institutlederen om et sæt regler for god vejledning. Der skal ske en kontraktforhandling med stipendiaten og vejlederen. Dette kunne evt. indføres som en del af instruktionsbeføjelsen.

Peter Harder forslog, at der derudover kunne indgå et årligt vejlederseminar, og at i hvert fald dele af instruktionsbeføjelsen ligger under forskerskolen.

Frans Gregersen foreslog, at man evt. kunne diskutere midtvejsevalueringen på et vejlederseminar.

Nina Grønnum påpegede derudover, at aftalen om pligtarbejde også tages op til revision. Det skal bl.a. afklares om vejlederen kan disponere over timerne eller om det udelukkende er op til institutlederen.

Lisbeth Falster Jakobsen mente, at institutlederen godt kunne pålægge vejlederne at deltage i vejlederseminarerne.

Frans Gregersen påpegede, at en professionalisering af vejlederrollen også er vejen til at få nye ind. Det er kun positivt, hvis det ikke er de samme, der er vejledere hele tiden.

Ud over de ovennævnte forbehold var evalueringen utroligt positiv, og det forventes at den vil have en positiv indflydelse på en fornyet ansøgning.

3. Spørgsmål og kommentarer

Lisbeth Falster Jakobsen spurgte, hvorvidt skolen følger ph.d.erne mht. stipendieperioden og evt. forsinkelser.

Informationsmedarbejder Joan Lausen oplyste, at oplysningerne om start- og slutdato opdateres ca. 1 gang årligt, men ikke løbende, da det ville være meget tidskrævende løbende at indsamle oplysninger fra tre-fire institutioner. Der vil dog i forbindelse med indsamling af oplysninger til den slutrapport, skolen skal aflevere for den første bevillingsperiode, blive undersøgt, hvad grundene for evt. forsinkelser er.

Lisbeth Falster Jakobsen sagde, at det så ens ud alle steder mht. forsinkelserne, der i høj grad skyldes barsel og nedsat tid. Også mændene er begyndt at benytte sig af disse muligheder. Med den beskæftigelsessituation der er i øjeblikket, er der mange der tager orlov for at passe forskellige jobs.

Kirsten Kragh gav hende ret i, at man som stipendiat ikke fristes til at blive hurtigt færdig med de jobudsigter, der er.

Frans Gregersen oplyste, at de stipendiater, der er blevet færdige, gennemsnitligt har brugt 3 år og 2 mdr. når alt orlov, sygdom mv. er fratrukket. Bedømmelsen tager herudover 4 mdr. ekstra.

Peter Harder påpegede, at han tit måtte sige nej til at være bedømmer, fordi han ikke kunne gøre det inden for de krævede 2 mdr. Det bør også tages op, hvordan det kan ændres.

Frans Gregersen fortalte, at magisterforeningen har fremsat det som et overenskomstkrav, at der skal være bedre vilkår for stipendiaterne. Der skal være mere tid til forskning. Det skal diskuteres, hvad forskerskolens holdning er til det. Er det pligtarbejdet der skal nedsættes, eller på hvilke områder skal der se forbedringer?

Frans Gregersen overgav herefter ordet til forskerskoleleder Alex Klinge. Frans Gregersen sagde, at han var yderst tryg ved at overlade roret til én så kompetent som Alex Klinge og repræsentantskabet gav den nye forskerskoleleder et bifald.

4. Kaffe

5. De næste fem år – herunder budget og fortsættelsesansøgning

Alex Klinge konstaterede, at der er behov for en forskerskole og at den har bidraget til både kvantitet og kvalitet i ph.d.-uddannelsen.

I forbindelse med fortsættelsesansøgningen opsummerede forskerskolelederen, hvad der er de overordnede målsætninger for skolen:

Skolen forventer en tilgang på mindst 10 stipendiater om året. Dette mål opfyldes i 2005. Skolen har sparet penge op, så det er muligt at køre skolen videre i 2005 uden en fortsættelsesbevilling. Skolen søger derfor en fortsættelsesbevilling fra 1/1-2006 hos Forskeruddannelsesudvalget.

Fra maj måned vil skolen få en ny samarbejdspartner i det nye grundforskningscenter LANCHART. Informationsmedarbejder Joan Lausen vil blive ansat halv tid på dette center og skolen vil fysisk få hjemsted i centrets lokaler. Der vil endvidere være mulighed for at finansiere nogle masterclasses sammen.

Fra 2005 vil der ske visse ændringer i betalingen af undervisere og kursusledere på skolens kurser. Der vil fremover blive betalt for præsenstimer, hvis f.eks. to undervisere deler en dag mellem sig, men er til stede begge to hele dagen. Kursuslederen vil på den anden side blive betalt mindre for kursusledelse, såfremt kurset er gået over til den såkaldte "lille evaluering" (dvs. at kurset har fået så gode evalueringer af deltagerne, at der må formodes at foreligge en skabelon for, hvordan kurset afvikles. Kursusdeltagerne svarer herefter ikke på det lange evalueringsskema, man giver blot 3 bud på gode og dårlige ting på kurset).

Forskerskolelederen præsenterede budgettet for 2005. Kursusprogrammet for 2005 ligger nu fast, og det vil i standardkurser følge de foregående år. Blot vil statistik-kurset måske blive gennemført som et samarbejde med de øvrige sprogvidenskabelige skoler.

Academic Survival Skills bliver ikke afholdt af Forskerskole Øst i 2005, men det undersøges hvorvidt det kan afholdes på skift med Graduate School in Language and Communication.

Repræsentantskabet godkendte budgettet.

Der arbejdes nu på fortsættelsesansøgningen, og der skal først og fremmest forhandles en aftale på plads om indlejringen af skolen i de tre samarbejdende hovedinstitutioner bag skolen. Forskerskolelederen præsenterede budgettet for perioden 2006-2010. Der er i budgetudkastet til fortsættelsesansøgningen afsat et beløb på 80.000 om året til internationalisering.

6. Diskussion

Nina Grønnum genoptog diskussionen om pligtarbejdet. Hun mente at skolen skal arbejde for, at forberedelsen for stipendiater ikke sænkes og for at sænke arbejdsbyrden generelt. Man kunne f.eks. lave nogle fordelagtige timenormer for pligtarbejde.

Frans Gregersen påpegede, at økonomien i et ph.d.-studie hænger sammen med, hvordan undervisningen kan gøres op i penge. På et normalt ph.d.-budget er der ikke plads til at sætte arbejdsbyrden ned. Man skal i stedet kigge på hele ph.d.-finansieringen. Der skal være et taxameter tilskud. Det skal ligeledes være med i resultatkontraktforhandlinger, hvor ph.d.-er skal indgå som et vigtigt parameter i kvalitetsmålingen.

Lisbeth Falster Jakobsen mente, at det kun var en fordel for stipendiaterne med pligtarbejde, så stipendiaterne også får noget praktisk erfaring i forbindelse med undervisning.

Alex Klinge oplyste, at deltagelsen med paper på konferencer tæller 40 timer på CBS, der kan trækkes fra de 840 timer. To sådanne fratræk kan foretages.

Frans Gregersen var enig i, at der skal arbejdes med andre former for formidling. Bl.a. samarbejde med andre seniorforskere om at planlægge et kursus.

Lisbeth Falster Jakobsen påpegede, at nogle institutter dårligt kan opfylde det halve års undervisning til stipendiaten.

Rikke S. Olesen fortalte, at hun sammen med sin vejleder udbyder et overbygningskursus. Men hun har pligtarbejde 4 forskellige steder, hvilket går ud over projektet.

7. Afslutning

Forskerskolelederen takkede for god ro og orden.

Joan Lausen, 11-02-2005